船舶检验技术档案管理暂行办法

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发文字号
海船检〔2003〕234号
颁布单位
交通运输部海事局
发文时间
2003-06-16

关于印发《船舶检验技术档案管理暂行办法》的通知

海船检[2003]234号 2003年6月16日

中国船级社,各省、自治区、直辖市船检局(处),各船检管理处:
  现将《船舶检验技术管理暂行办法》印发给你们,请认真贯彻执行。
  《船舶检验技术档案管理暂行办法》中所附的《船舶检验技术档案分类编号办法》(以下简称《办法》)对船检档案的分类编号作出了统一的要求,各单位应严格遵照执行。考虑到一些单位已形成的船检档案案卷较多,如全部按照该《办法》进行重新编号,其工作量将会很大,因此对各船检机构已按原有分类编号办法进行整理的案卷,可不按该《办法》进行重新编号。但为便于统一管理,各单位应根据实际情况,编写新旧档案号的对照表,以方便查找利用。

二○○三年六月十六日

船舶检验技术档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为了加强船舶检验技术档案的管理,发挥船舶检验技术档案的作用,提高船检工作质量和管理水平,更好地为航运事业服务,依据有关法律、法规和规章,制订本暂行办法。

第二条 船舶检验技术档案(以下简称“船检档案”)是指船舶检验机构及验船人员在船舶、海上设施和船用产品(含船运货物集装箱,以下同)法定检验活动及其相关活动中直接形成的应当归档保存的技术文件材料。本条所指的相关活动是指受中国海事局委托、由船舶检验机构实施的对焊工考试机构认可和对各类检测、检修机构的认可(以下简称“机构认可”)等活动。

第三条 本办法适用于船舶检验机构对船检档案的搜集、整理、登记、统计、保管、利用等工作。

第四条 船检档案由船籍港船舶检验登记机构实行集中管理,统一保存。

第五条 船检档案是船检工作的重要组成部分和信息资源,各级检验机构要对船检档案管理有必要的投入,加强对档案工作的领导,应有领导分管档案工作,有专人负责档案的具体管理。

第二章 管理与职责

第六条 遵照统一管理、分级负责的原则,在国家档案行政管理部门的“统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导”下,中国海事局对中国船级社和各省级船舶检验机构的船检档案工作实行行业领导;中国船级社和各省级船舶检验机构对所属的分支机构的船检档案管理工作实行业务领导和管理;各级船舶检验机构按照中国海事局的规定管理本单位的船检档案并接受中国海事局的监督、检查或查询,同时接受所在地区档案行政管理部门的指导和监督。

第七条 中国船级社和各省级船舶检验机构在船检档案管理中的职责:
  (一)贯彻执行国家、交通部和中国海事局关于档案管理工作的方针、政策和法律、法规及有关规定,结合本单位实际情况制定船检档案工作的规章制度。
  (二)对所属分支机构的船检档案工作进行业务领导、指导和检查。
  (三)学习、研究和采用新技术,推行船检档案管理现代化。
  (四)培训船检档案管理人员,交流船检档案管理工作经验。

第八条 各级船舶检验机构的船检档案管理职责:
(一)贯彻执行国家、交通部和中国海事局关于档案工作的方针、政策和法律、法规及有关规定,执行上级和本单位的船检档案管理规章制度。
(二)负责本检验机构的船检档案管理工作。
(三)在不违背保护知识产权和保密原则的情况下,积极开展档案利用工作。
(四)组织完成上级管理部门交办的档案业务工作。

第三章 船检档案管理人员的任职条件与基本职责

第九条 船检档案管理人员任职条件:
  (一)坚持原则,忠于职守,遵守纪律;具有中专及以上学历或相当的专业知识水平,掌握一定的计算机操作技能,具备一定的船检专业知识。
  (二)熟悉本单位船检业务和船检工作情况。
  (三)经船检档案管理知识培训并取得合格证书。

第十条 船检档案管理人员的基本职责:
  (一)认真贯彻执行档案管理工作的各项规章制度。
  (二)负责本检验机构船检档案的分类整理、装订、标识、登记、统计、归档保管工作,保证案卷质量。
  (三)督促验船师送交应归档的完整检验资料。
  (四)保护档案的安全,做好防护工作。
  (五)协助做好档案利用工作,编制适用的档案检索工具,迅速准确地查调档案,汇编档案资料。
  (六)遵守保密制度。未经批准,不准擅自利用职权扩大档案的利用范围,不得泄漏船检档案的机密内容。

第四章 船检档案分类及立卷

第十一条 船检档案分类:船检档案分类按照《交通科学技术档案分类编号办法》的总体要求,在基本大类及属类之下,根据船舶和船用产品法定检验活动及其相关活动的分工及特性,分为船舶检验、海上设施检验、船用产品检验、机构认可等类别,以及若干个下级类别。具体分类编号办法参见《船舶检验档案分类编号办法》(见附件三)。 中国船级社和各省级船舶检验机构可根据本单位检验业务的发展以及档案管理的实际情况,增加新的类别或对各类别增加下级类别。

第十二条 船检档案立卷要求:船检档案立卷应符合《交通部文件材料立卷归档办法》的要求,按照项目的类别或特征分别立卷,构成一个项目保管单位。在一个项目保管单位内,可以依据文件的数量按时间阶段或检验项目组成一个或若干个案卷。船检技术文件材料的立卷,由承办项目的检验人员负责。检验人员应认真执行档案归档制度,将处理完毕的文件及时收集、整理、归类,核对准确,保持文件之间的有机联系和完整性,按规定手续送交档案管理人员整理归档。立卷通常按以下要求进行:
  (一)船舶、海上设施检验按船舶、海上设施立卷,即一船(海上设施)为一个项目保管单位,其中可按图纸、建造检验、营运检验项目随时间顺序分别组卷。
  (二)工厂认可和型式认可可按工厂立卷,即一个工厂为一个项目保管单位,单项产品检验可按产品类别或时间特征立卷。  (三)焊工考试和检修、检测机构认可可按不同的机构分别立卷,即一个机构为一个项目保管单位。

第十三条 船舶(含海上设施,以下同)检验类档案立卷内容:船舶检验类档案立卷包括船舶图纸、建造检验(含初次检验)资料、营运检验资料三部分内容。
  (一)船舶图纸,包括:
  1.审图申请书
  2.审图意见书(含审图意见书的答复及其底稿等相关文件)
  3.送审图纸
  4.完工图纸
  5.改建图纸(如有时)审图机构保存以上1、2、3项内容,建造检验机构保存2(底稿除外)、3、4、5项内容;归档的送审图纸应至少包括“船舶与海上设施法定检验技术规则”中要求提供的图纸和资料。
对用同一图纸批量建造的定型船舶也应做到一船一图立卷。
  (二)船舶建造检验资料,包括:
  1.建造检验申请书
  2.船检登记号申请及批复
  3.建造厂的资质证书复印件(如有)
4.各项程序阶段检验项目单
  5.各种质置反馈表
  6.遗留项目备忘录
  7.船舶建造检验报告、检验记录及其底稿
  8.船舶检验证书副本及其底稿
  9.吨位计算书
  10.船舶出厂质量文件及有关技术问题函电文件
  11.主要原材料、机电设备检验(认可)证书复印件
  12.船厂、船东、船检机构有关船舶检验问题的来往文件资料
  (三)船舶营运检验资料,包括:
  1.检验申请书
  2.检验报告及其底稿
  3.检验证书副本及其底稿(包括签注的证书)
  4.更换设备、产品的证书复印件
  5.船舶出厂质量文件(如有时)
  6.遗留项目备忘录
  7.检验记录对于(一)、(二)、(三)项中如有检验机构之间的检验委托书和检验机构认为需要归档的其他资料也应分别纳入相应项目中归档。

第十四条 船用产品检验类立卷内容:
  (一)工厂认可,包括:
  1.认可申请书
  2.工厂生产制度清单
  3.工厂主要生产设备清单
  4.工厂生产质量保证体系文件资料
  5.认可报告和认可证书副本及其底稿
  6.认可需要的其他各种技术文件资料
  (二)船用产品型式认可,包括:
   1.检验申请书
  2.设计图纸
  3.产品工艺技术文件
  4.引用的技术标准的目录
  5.型式认可的证书副本及其底稿
  6.产品型式认可的其他各种技术文件资料、来往函电等
  (三)单项产品检验,包括:
  1.原材料质量证书
  2.外购件质量证书
  3.部件检验报告、整机性能、效能试验报告
  4.产品制造检验或出厂检验报告
  5.产品质量反馈表
  6.船用产品证书副本及其底稿
  7.工厂认可或型式认可证书副本
  8.船用产品检验有关技术问题来往函电。
  (四)审批产品图纸,包括:
  1.审图申请书
2.产品图纸
  3.审图意见书(含审图意见书的答复及其底稿等相关文件)对于(一)(二)(三)(四)项中如有检验机构之间的检验委托书和检验机构认为需要归档的其他资料也应分别纳入相应项目中归档。对于船厂自行制造、由驻厂验船师进行随船检验的产品,也可纳入船舶建造检验档案。

第十五条 机构认可类立卷内容:机构认可包括船厂技术条件认可、焊工考试机构认可,各类检测、检修机构认可。机构认可资料立卷,包括:
  1.认可申请书
  2.机构工商登记许可证书复印件
  3.机构管理制度和质量控制体系文件清单
  4.机构管理人员和检测、检修人员资质证明的复印件
  5.检测、检修相应的技术资料和国际、国家标准目录
  6.人员保护设备、设施相关资料
  7.维修、检测工具、设备、仪器清单
  8.认可的其他文件资料、来往函电等
  9.认可报告和认可证书副本及其底稿
  10.检验委托书(如有时)
  11.检验机构认为需要归档的其他资料

第五章 档 案 管 理

第十六条 独立项目的检验活动在阶段性或全部完成后,承办项目的检验人员应及时系统整理所形成的技术文件材料。组成案卷或保管单位,填写移交资料目录,经项目或机构负责人审查后移交给档案管理人员。

第十七条 船检档案管理人员负责对接收来的船检资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理,建立形式完整的档案。

第十八条 船检档案应做到分类清楚,装订整齐,排列系统,存放有序,查找方便。

第十九条 各船舶检验机构要建立健全档案借阅和复制制度。借阅和复制档案要有一定的批准手续。

第二十条 档案借阅人员对所借档案有安全、保密的责任,不得自行转借、遗失和污损。严禁在档案上填注、涂改或擅自分拆案卷抽取。

第二十一条 立卷归档后的档案,如发现档案内容本身有错误需要修改的,应在备考表中说明修改情况,不得在档案上直接涂改。

第二十二条 船检档案分别按永久、长期(16~50年)、短期(15年以下)三种期限保管。
  (一)船舶、海上设施检验产生的技术文件材料档案,保管期限为长期(50年)。
  (二)船舶、海上设施的图纸审批产生的技术文件材料以及批准的图纸等,保管期限为长期(50年)。
  (三)船用产品工厂认可、型式认可和单项产品检验所产生的技术文件材料档案,保管期限为短期(15年)。
  (四)船用产品图纸审批产生的技术文件材料以及批准的图纸等,保管期限为长期(25年)。
  (五)船舶检验机构对焊工考试机构认可和对各类检测、检修机构认可检验所产生的技术文件材料,保管期限为短期(15年)。
  (六)船检档案交接凭证,保存期限为永久。以船舶、海上设施、工厂或机构为单位立卷的船检档案属分批归档类档案,其保管期限的计算应从最后一批案卷归档以后的下一年一月一日算起。

第二十三条 各船舶检验机构应有专门的库房保管船检档案,配备必要的设备,认真做好防火、防盗、防晒、防虫、防尘、防潮、防鼠、防高温等安全措施。坚持库房检查制度,确保档案的安全。

第二十四条 对船检档案的鉴定、销毁等按照“交通档案管理办法”有关规定执行。船检档案超过规定保管期限时,各级船舶检验机构可以按规定程序销毁。

第六章 档 案 转 移

第二十五条 各船舶检验机构应建立船检档案转移登记簿,及时把收入和移出的档案进行登记。

第二十六条 船舶检验机构对在当地建造的非本籍船舶进行建造检验或受委托对非本籍船舶进行营运检验后,应在检验完成后7个工作日内按规定将船检技术文件资料用可靠方式移交给船籍港船舶检验登记机构。

第二十七条 船舶因买卖或其他正常原因需要转港的,转出的检验机构应把在本机构形成的船检档案全部移交给接收的船舶检验机构,并办理移交手续。转出的机构可对重要资料复印并保存5年。

第二十八条 转港转籍船舶的船检档案按照下述程序进行转移:
  (一)转出船舶检验机构根据船东转港要求、并依据接收机构的“船舶检验技术档案调档函”(见附件一)将全部船检档案封好,填写详细记载转移档案内容的“船舶技术检档案移交表”(见附件二)一式三份。
  (二)转出的船舶检验机构将一份经过签字盖章的移交表存档,另两份在签字盖章后连同船检档案一并寄、送(或其他可靠方式)交给接收的船舶检验机构。
  (三)接收的船舶检验机构根据移交表内容进行验收,验收合格后在两份移交表上签字盖章,7个工作日内将其中一份寄给转出的船舶检验机构。

第二十九条 船舶检验机构之间在档案转移中应密切配合,相互支持和协作,不得故意阻碍正常的船检档案转移。

第七章 附 则

第三十条 各船舶检验机构对所属资料不全的现有船舶档案必须分期分批进行清理和完善,逐步建立所有持证船舶的船检档案。

第三十一条 对于在船检档案管理中违反本办法造成严重后果的,应根据相应的责任追究办法追究有关责任人的责任。

第三十二条 中国船级社和各省级船检机构应根据本办法结合各自档案管理实际情况制定实施细则,报中国海事局备案。

第三十三条 本办法由中国海事局负责解释。

第三十四条 本办法自2003年8月1日起施行。

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